Der heutige Methoden-Workshop im kleinen Kreis stand ganz im Zeichen des Project Square – denn so nennen wir nun das, was bislang “Project Canvas” hieß; die quadratische Form brachte uns auf diese Idee.

Worum ging es dabei?

Wir erleben immer wieder in Projekten, dass Teammitglieder und das Projektumfeld den Blick für das Wesentliche verloren haben bzw noch nicht gewonnen haben – sei es, weil sie neu dazugekommen sind oder weil das Projekt schon lange Zeit läuft. Der Project Square soll helfen, allen Beteiligten einen einheitlichen Blick auf das zu bieten, was sie da eigentlich tun.

Es galt, ein völlig neues Modell zu entwickeln – eine Struktur, die es ermöglicht, ein Projekt einfach darzustellen und ebenso einfach in Worte zu fassen. Es soll ein Hilfsmittel sein, das bei Projektmitgliedern, im Projektumfeld und bei allen anderen, die es wissen müssen, ein gemeinsames Verständnis dessen erzeugt, woraus das Projekt eigentlich besteht – von der Initiierung bis zum Projektabschluss. Alle Beteiligten sollen in die Lage versetzt werden, die wesentlichen Faktoren und die wesentlichen Bausteine des Projektes zu beschreiben.

 

Die ursprüngliche Idee dazu besteht bereits seit Längerem und ist in verschiedenen Büchern dokumentiert – allerdings in anderen Fachgebieten und nicht für den Bereich Projektmanagement anwendbar. Genau diese Transferleistung wollten wir erbringen, um vor allem folgende Problemstellungen zu adressieren:

1) Fehlende Transparenz und Klarheit über das Projekt (Was ist mein Projekt?)
2) Fehlende Sicht auf das große Ganze (sowohl taktisch als auch strategisch)
3) Viele althergebrachte und formularbasierte Ansätze, die heutzutage verwendet werden
4) Sehr starke Fokussierung auf Detailebene
5) Fehlende neue Impulse

Ebenso war es uns wichtig, dass folgende Ziele erfüllt werden:
1) Unabhängigkeit von PM-Methoden; es muss egal sein, welche Methodik bzw. Vorgehensweise zur Lieferung und Projektmanagement zum Einsatz kommt – ob PMI, GPM, Prince 2 oder eine indivuelle Lösung aus dem Unternehmenskontext. Die Struktursicht auf das Projekt sollte davon unabhängig sein.
2) Kreativer Tabubruch: Weg vom Altbewährten, kein Terms of Reference, kein Statement of Work, keine Project Charter, kein Projektmanagement-Plan, kein Projektauftrag. Nichts von all dem sollte es sein, es sollte anders, neu und sinnvoll sein. und etwas Neues schaffen, das Wert und Nutzen stiftet, also Sinn macht.
3) Strukturierte, strategische Sicht auf das Projekt
4) Neutral und wertfrei; nicht der nächste x-beliebige Statusreport

Nach vielen Diskussionen, unzähligen Statty-Verschiebungen und vielen, vielen bemalten Flipchart-Bögen ist eine erste Version des Project Square entstanden. Es enthält 7 Bausteine (Bulding Blocks), die in einer ganz bestimmten Struktur angeordnet sind.

Folgende Bausteine (Building Blocks) haben den Weg in den Project Square gefunden:
1) Scope – Wesentliche Arbeitspakete, die vollendet werden müssen, um ein Produkt, Service oder Ergebnis mit bestimmten Funktionen und Kenndaten liefern zu können
2) Key Resources – Wesentliche Ressourcen, die benötigt werden, um die Arbeitspakete und somit das Ergebnis des Projektes liefern zu können
3) Target Audience – Hauptziel- und Nutzergruppen bzw. Hauptumfeld des Projektes, die von dessen Ergebnis profitieren oder einen Anteil daran haben
4) Key Partner – Wichtigste Partner, Mitarbeiter, Teams, Vendoren, Lieferanten, Sublieferanten, die nötig sind, um die Arbeitspakete und somit das finale Ergebnis liefern zu können
5) Budget – Finanzielle Mittel, die eingesetzt werden müssen, um den Projektauftrag erfüllen und den Scope liefern zu können
6) Benefits – Nutzen und Vorteile, die das Projektergebnis für die Nutzer- und Zielgruppen erfüllen muss, um das Projektziel erreichen zu können
7) Culture and Mind-Set (Kultur und Geistes-Haltung) – „Wahre Stimmung“ im Projekt, die das grundlegende Denken und Handeln sowie die Kultur prägt

Und dies ist aus unserer Sicht der Nutzen, der sich durch den Project Square ergibt:
1) Handlungsfelder werden transparent
2) Bietet eine Antwort auf die Frage “Was ist das Projekt?”
3) Bietet die Möglichkeit, die Geschichte des Projekts zu erzählen
4) Möglichkeit der Visualisierung
5) Wechselwirkungen werden transparent und sichtbar
6) Entwickelt eine gemeinsame Terminologie und Sprachgebrauch bei den Beteiligten
7) Ermöglicht die Nutzung für “Bestandsaufnahme”, “Aktivitäten und Maßnahmen” sowie das “Zielbild”
8) Durch Einsatz von Farben können wesentliche Zusammenhänge deutlich gemacht und betrachtet werden

Folgende Dinge haben wir auch betrachtet und inhaltlich geschärft, dazu jedoch später mehr:
1) Wechselwirkungen der Bausteine unter- und aufeinander
2) Rolle von Farben im Project Square
3) Nutzung des Project Squares in Bezug auf “Bestandsaufnahme”, “Aktivitäten und Maßnahmen” sowie das “Zielbild”
4) Sichtbarmachen von Handlungsfeldern

In den nächsten Schritten werden wir den Project Square mit Fragestellungen und Beispielen ausgestalten und dann an Kunden bzw. in diversen Präsentationen verproben.

Wir sind gespannt!