9.00 Uhr
Es geht pünktlich los – unser vierter Impuls-Workshop im Kloster Ilbenstadt. Die Phasen 3 bis 5 des TurnAround stehen heute auf unserem Programm, morgen wird es um das Thema Geistes-Haltung gehen.
Gekommen sind: Bernd Linder-Hoffmann (selbständiger Coach und Manager), Stephan Mecking (Bereichsleiter bei einem IT-Dienstleister), Mikko Mannila (Managing Director bei und Erfinder von Stattys), Sascha Luithard (IT-Projektleiter bei einer Bank), Martin Kittel (Berater und Projektmanager bei einem Beratungsunternehmen für die Implementierung von Geschäftsstrategien), Aaron Schulze (Unternehmensberater in einem Beratungsunternehmen), Johannes Ecke-Schüth (Professor für System- und Softwaretechnik sowie Software-
Torsten bringt seinen Dank an die Impulsgeber in der Vorstellungsrunde auf den Punkt: „Es kommen so viele wertvolle Impulse für unser Buchprojekt von euch – ohne euch wären wir nicht da, wo wir jetzt sind!“
10.30 Uhr
Michael startet mit einem Überblick über die 5 Phasen des TurnAround und ausgewählte Methoden dazu:
- Erkennen und Identifizieren (Methoden: Project Square, Frühwarnindikatoren, Empathy Map)
- Analyse und Sofortmaßnahmen (Methoden: Stakeholderanalyse, Wissensbilanz, Projekt-Assessment, Projektumfeldanalyse)
- Stabilisierung (Methoden: PM mini, Best Fit/Perfect Placement, Blue Ocean, Diamond, Interaction Room)
- Transformation (Methoden: Monitoring & Control)
- Sicherstellung der Nachhaltigkeit (Methoden: Lessons Learnt, Benefit Realization)
11.30 Uhr
Während Michael die Phasen präsentiert, kommt ein Impuls: Warum stellen wir im Buch nicht auf drei bis vier Doppelseiten den Ablauf eines konkreten TurnAround-Projekts dar? Damit könnten wir den Lesern praxisnah vermitteln, woraus die einzelnen Phasen eines TurnAround-Projekts bestehen und was in ihnen geschieht. Genau das ist es zwar, was wir auch in unserem „Roman“ tun werden – er wird jedoch sehr viel ausführlicher sein. Eine Kurzversion davon anzubieten, scheint angebracht, um den Lesern einen schnellen Überblick zu geben. Für die Kurzversion böte es sich zwar an, ein aktuelles reales TurnAround-Projekt (Flughafen Berlin! Stuttgart 21!) zu nehmen; in diese Projekte haben wir jedoch zu wenig fundierten Einblick, um sie hier präsentieren zu können.
12.00 Uhr
Mikko Mannila packt aus – und zwar das Project Square Toolkit, das er gemeinsam mit uns entwickelt hat und für uns vertreibt. Enthalten sind: ein Project-Square-Plakat, Stattys in drei Farben und Klebepunkte, außerdem zehn Karten mit der Anleitung zum Ausfüllen des Project Squares. Zusätzlich gibt es einen hochwertigen Marker, um die Stattys zu beschriften. Ob man mit der umgehängten Rolle unbehelligt durch die Flughafen-Sicherheitskontrollen kommt? 😉
13.30 Uhr
Stephan Mecking ist dran: Er stellt uns als eine Methode für die Phase 3 den Interaction Room vor. Diese Bezeichnung hört sich gefährlicher an als das, was sich dahinter verbirgt – ein Interaction Room ist ein physikalischer Raum mit vier Wänden, an denen jeweils genug Platz ist, um verschiedene Medien zu platzieren (Plakate, Flipcharts etc.). Auf diesen Plakaten wird das veröffentlicht, was wirklich wichtig ist im Projekt. Im Fall von TurnAround-Projekten können das folgende Artefakte sein: Project Square, ein Phasenplan, ein Projektstrukturplan und eine Liste mit den fünf wichtigsten Problemen.
Dadurch, dass alle zentralen Aspekte eines Projekts in einem Raum visualisiert sind, werden Zusammenhänge schneller sicht- und erfassbar, können schneller kreative Lösungen für die anstehenden Probleme entwickelt werden. Dieser Interaction Room soll die Kommunikation zwischen den Stakeholdern fördern – also die Kommunikation zwischen allen, die zu Aufwand, Risiko, Erfolg und Mehrwert des Projekts beitragen können.
Damit das klappt, muss dieser Raum informell, permanent begehbar und real sein – mit einem virtuellen Raum funktioniert es nicht!
Für TurnAround-Situationen eignet sich diese Methode besonders gut, weil so wesentliche Informationen permanent verfügbar und transparent sind. Sie bringt alle Beteiligten mit Informationen physisch zusammen. Und weil diese Informationen von Hand zusammengetragen werden (sprich: von Hand auf Papier geschrieben werden), ist der Weg zur Problemlösung frei: Mit Händen und Stiften zu arbeiten, ist die kreativste Art zu denken.
16.00 Uhr
Michael stellt uns Best Fit bzw. Perfect Placement vor – ein Werkzeug, das am Ende die Frage beantwortet: Habe ich die richtigen Menschen mit den richtigen Fähigkeiten an Bord? Es gilt zu prüfen, welchen Beitrag der einzelne Mitarbeiter leistet, um das Projekt inhaltlich vorwärtszubringen. Um es deutlich zu sagen: Hier geht es sicherlich auch darum, Personal und damit Kosten zu reduzieren – es bietet sich an, mehr Personal zu reduzieren, als zunächst notwendig erscheint. So hat man im Einzelfall Spielraum für punktuelle Nachbesetzung und es ist sichergestellt, dass am Ende wirklich nur diejenigen im Projekt sind, die den besten Beitrag zum Projektergebnis leisten.
17.00 Uhr
Torsten steigt wieder in den Ring und spricht über Lessons Learnt – in seiner Auslegung ein Set an Methoden, gepaart mit einer Vorgehensweise, um Wissen im Unternehmen besser zu verankern. Bei Lessons Learnt in TurnAround-Projekten geht es darum, die Gründe für die Schieflage zu erforschen und zu dokumentieren. Es ist eine unterstützende Maßnahme, um hinter die Kulissen eines Projekts zu schauen
Normalerweise finden die Lessons Learnt am Ende eines Projekts statt; sie spielen jedoch zu jedem Zeitpunkt im Projekt eine Rolle und können in jeder Phase gewinnbringend eingesetzt werden. Sie sollten immer nach derselben Vorgehensweise ablaufen: Am Beginn steht das Problem bzw. eine Ausgangssituation, dann folgt die Einführung in den Ablauf der Lessons Learnt und die Vorstellung der verwendeten Materialien, die Durchführung und schließlich der Abschluss; am Ende steht die Lösung für das ursprüngliche Problem.
Zu den einzelnen Methoden des Sets gehören neben dem Project Square u. a. die Fragen auf Basis der Blue-Ocean-Strategie, die 5 Warum-Fragen, aber auch SWOT-Analyse und Maßnahmen/Offene-Punkte-Liste.
Hier ein möglicher Ablauf: Am Beginn stehen die klassischen Fragen: “Was lief gut? Was lief nicht so gut? Was wollen wir beibehalten?” Antworten auf diese Fragen kann man auch über die sogenannte Timeline erhalten: Der Moderator bittet die die anwesenden Projektbeteiligten, ihre positiven und negativen Erlebnisse innerhalb der letzten Wochen/Monate des Projekts zu sammeln. Diese werden in der Gruppe geclustert, um daraus Muster abzuleiten. Mit den 5 Warum-Fragen wird versucht zu ergründen, warum die Erlebnisse positiv oder negativ waren; danach können Maßnahmen abgeleitet werden, die die positiven Effekte verstärken und die negativen eliminieren. Schließlich wird eine Offene-Punkte-Liste erstellt: Wer macht was bis wann?