Ein weiterer Schritt in der Entwicklung der Buchinhalte findet heute statt: In einem Workshop wollen wir eine minimalistische Projektmanagement-Methodik erarbeiten. Die Runde der Teilnehmer: Bernhard Schloss ist da, Mitbegründer und 2. Vorsitzender von openpm e. V., einer offenen, frei zugänglichen, unabhängigen und nicht kommerziellen Plattform für Projektmanagement. Auch Niklas Spitczok von Brisinski ist gekommen, Autor des Buches „Pragmatisches IT-Projektmanagement: Softwareentwicklungsprojekte auf Basis des PMBOK® Guide führen“ – und Jörg Süggel, Leiter der GPM-Regionalgruppe Dortmund-Ruhrgebiet.

Mit ihnen arbeiten wir an einer Vision für eine Art Erste-Hilfe-Set für TurnAround-Projekte – die oft deshalb in Schieflage geraten sind, weil in ihnen entweder deutlich zu viele oder zu wenig Methoden angewendet wurden. Denn werden Prozesse nur noch um ihrer selbst willen durchgezogen und sind nicht mehr auf Ergebnisse ausgerichtet, ist das ebenso schädlich, wie wenn es überhaupt keine Struktur und keine Ordnung mehr in den Projekten gibt. Projektmanagern hier ein Set an sehr wenigen, aber dafür essentiellen Projektmanagement-Methoden anzubieten, mit denen sie ihr Projekt retten können, ist unser Ziel.

Was wir dabei diskutieren und was am Ende herauskommt, gibt es heute im Lauf des Tages hier zu lesen!

11.30 Uhr: Impulsvortrag von Niklas Spitczok von Brisinski:

  • Prozesse müssen etwas auswerfen, ein Ergebnis haben – etwas, das im nächsten Schritt tatsächlich gebraucht und eingesetzt wird, sonst sind sie nutzlos.
  • Ob ein Phasenmodell hilfreich ist, also Komplexität reduziert, muss gut überlegt werden; wenn es eingesetzt wird, muss es Kontrollpunkte haben.
  • Sehr wichtig sind direkt anwendbare Vorlagen (wie beispielsweise der Project Square).
  • Wichtig ist ein Maitre – vergleichbar einem Program Manager; in dieser Rolle sorgt der entsprechende Mitarbeiter dafür, dass die Projektleiter ihre  Arbeit tun können
  • In unseren Projekten gibt es fünf Essentials: eine Risikoanalyse zu Projektbeginn, Erstellung eines Projektplans, regelmäßige Statusberichte, Restaufwandschätzung und Risikoliste.
  • Forecast auf der Basis von Restaufwänden hat den Vorteil, dass man aus dieser einen Schätzung viele andere Dinge ableiten kann (Termine, Fertigstellungsgrad, Restkosten etc.)
  • Es gibt einmal pro Woche einen Jour fixe, an dem der Maitre und der Projektleiter teilnehmen; dieses Meeting dauert maximal eine Stunde, Protokolle werden keine geschrieben, Änderungen an Restaufwandschätzung und Risikoliste werden direkt im Statusbericht dokumentiert.
  • Wir haben ein anonymes Teambarometer eingeführt – alle Mitarbeiter stufen einmal pro Woche ein, wie zufrieden sie mit den eigenen Aufgaben waren, wie gut die Zusammenarbeit im Team, wie gut die Kommunikation außerhalb des Teams und wie gut die Qualität der Ergebnisse im Team. Wenn wir anhand dieses Barometers sehen, dass die Stimmung sinkt und der Restaufwand der noch zu erledigenden Arbeit dagegen gleich bleibt, wissen wir: Hier stimmt etwas nicht.

13.30 Uhr: Schritte auf dem Weg zum PM mini

  • Identifikation von fünf bis sieben Artefakten/Prozessen, die für ein minimalistisches PM wichtig sind

Spannender Einstieg in die Diskussion: Was ist nötig und was nicht? Gehört ein Projektauftrag/Scope dazu? Oder reicht ein ausgefüllter Project Square? Irgendwann steht fest: Es braucht ein Dokument, in dem der Auftrag und damit die Rahmenbedingungen des Projekts festgehalten sind. Und es müssen darin die Elemente definiert sein, die später den Nutzen für die Zielgruppe stiften.

Diese Artefakte werden es dann (und es sind tatsächlich mehr als sieben! *g*):

  1. Project Square
  2. Liefereinheiten/Ergebnistypen/Deliverables
  3. Risikoregister
  4. Projektplan
  5. Statusbericht inkl. Entscheidungen
  6. PIF mini (Plan, Ist, Forecast)
  7. Change Request
  8. Best Fit

Optional: Teambarometer, Lessons learnt

15.30 Uhr: Den Namen “PM mini” empfinden wir ab einem bestimmten Punkt der Diskussion als nicht mehr stimmig – ob “Project Essentials” besser passt? :-)

Für das Buch muss jeder einzelne der oben genannten Punkte ausgearbeitet werden:

  • Warum ist er wichtig?
  • Kurzbeschreibung
  • Scribble des Prozesses
  • Beispiele für Kernaspekte/Attribute innerhalb des minimalistischen Ansatzes

16.30 Uhr: Wir sammeln die entscheidenden Merkmale für die Punkte. Die gibt es dann im Buch zu lesen. Oder im nächsten Impuls-Workshop zu hören – am 8./9.2. in Ilbenstadt!