Was ist der Project Square?

Gerät ein Projekt in eine kritische bzw. TurnAround-Situation, sehen sich die Beteiligten vielen Fragen ausgesetzt: Was ist hier los? Warum ist das schiefgegangen? Was packen wir denn jetzt als erstes an? Aber auch: Was soll das Projekt überhaupt? Eines ist klar: Der erste Schritt, um ein Projekt wieder auf eine gute Spur zu bringen, besteht darin, es aus einer übergeordneten Sicht und in seinen entscheidenden Elementen zu betrachten, um so Klarheit über seinen Nutzen, seine Ziele, seine Bedingungen, seinen Kern zu bekommen – aber auch über das, was getan werden muss, um es vor dem endgültigen Scheitern zu bewahren. All dies leistet der Project Square –ein völlig neues Modell, eine Struktur, die es ermöglicht, ein Projekt einfach darzustellen und ebenso einfach in Worte zu fassen – und zwar jedes Projekt, nicht nur TurnAround-Projekte. Es ist ein Hilfsmittel, das bei Projektmitgliedern, im Projektumfeld und bei allen anderen, die es wissen müssen, ein gemeinsames Verständnis dessen erzeugt, woraus ein Projekt eigentlich besteht – von der Initiierung bis zum Projektabschluss. Alle Beteiligten sollen in die Lage versetzt werden, die wesentlichen Faktoren und die wesentlichen Bausteine des Projektes – die als einzelne Felder bzw. Building Blocks in den Project Square integriert sind – zu beschreiben und deren unterschiedliche Wechselwirkungen zu erkennen. Auf Basis dieser Beschreibung können dann Handlungsempfehlungen für TurnAround-Projekte abgeleitet werden, deren Umsetzung das Projekt wieder auf sicheres Terrain führt. Ziel bei der Entwicklung des Project Squares war es, ein Instrument zu erschaffen, das unabhängig von den gängigen Projektmanagementmethoden einzusetzen ist – ganz egal, ob PMI, GPM, Prince 2 oder eine indivuelle Lösung aus dem Unternehmenskontext. Die Struktursicht auf das Projekt sollte davon auf jeden Fall unabhängig, neutral und wertfrei sein. Gleichzeitig sollte dieses Modell einen kreativen Tabubruch darstellen: Weg vom Altbewährten, kein Statusreport, kein Terms of Reference, kein Statement of Work, keine Project Charter, kein Projektmanagement-Plan, kein Projektauftrag. Nichts von all dem sollte es sein, sondern anders, neu und sinnvoll – und dabei Wert und Nutzen besonders in TurnAround-Projekten mit ihren ganz speziellen Anforderungen stiften.

Was sind die Bausteine (Building Blocks) des Project Squares?

• Geistes-Haltung
• Projektauftrag
• Menschen und Lieferanten
• Schlüsselressourcen
• Zielgruppen
• Schäden
• Nutzen

Welche Einsatzmöglichkeiten bietet der Project Square?

• Zu Beginn eines Projektes füllt das Team ihn gemeinsam aus.
• Während eines Projektes verschaffen sich alle Beteiligten noch einmal Klarheit über das eigentliche Projekt.
• Im Zuge eines TurnAround-Projekts können Handlungsfelder identifiziert werden.
• Vorher-Nachher-Betrachtungen von unterschiedlichen Projektzuständen werden möglich – so kann überprüft werden, inwieweit sich die Situation in einem TurnAround-Projekt nach der Einleitung von Rettungsmaßnahmen schon verbessert hat.
• Bei unklaren Projektbeschreibungen (seitens Auftraggeber, Request for Proposals, Angebotssituationen etc.) Klarheit und gemeinsames Verständnis herstellen.

Welche Problemstellung behandelt der Project Square?

• Fehlende Klarheit (Was ist mein Projekt?)
• Fehlende Sicht auf das große Ganze
• Fehlende Einbeziehung der Geistes-Haltung und Unternehmenskultur als essentielle Erfolgsfaktoren für Projekte
• Fehlende Betrachtung des Schadens, den ein Projekt anrichtet
• Viele althergebrachte und formularbasierte Ansätze, die heutzutage verwendet werden
• Sehr starke Fokussierung auf Detailebene

Welchen Nutzen bietet der Project Square?

• Handlungsfelder werden transparent
• Storytelling-Möglichkeit
• Klarheit über das Projekt
• Geistes-Haltung und Unternehmenskultur werden betrachtet
• Schäden, die durch das Projekt entstehen können (und damit mögliche Ursachen für dessen Scheitern sind), werden einbezogen
• Visualisierung des Projektes
• Gemeinsame Terminologie

Wie kann man mit dem Project Square arbeiten?

• Das einfache Befüllen der Bausteine/Building Blocks nimmt das Team bzw. die wesentlichen Beteiligten des Projekts vor. Hier bieten sich Post-its oder Stattys (stattys.com) an, die dazu genutzt werden können, die wesentlichen Inhalte kurz und prägnant aufzuschreiben und in den Baustein/Building Block aufzunehmen. Der Project Square kann entweder auf einem A0-Poster ausgedruckt an die Wand gehängt oder – wenn das Poster nicht genug Platz bieten sollte – auch gebeamt werden, damit eine größere Fläche zur Verfügung steht.
•  Danach lassen sich Inkonsistenzen innerhalb des Projekts schnell identifizieren: So ist beispielsweise auf einen Blick zu erfassen, ob für den Auftrag auch die passenden Ressourcen zur Verfügung stehen, ob jede Zielgruppe einen Nutzen durch das Projekt hat, welche Schäden dadurch angerichtet werden etc.
• Auch Wechselwirkungenzwischen den einzelnen Bausteinen/BuildingBlockslassen sich rasch aufzeigen: beispielsweise Schlüsselressourcen, Menschen und Lieferanten sowie Zielgruppen sollten einen Nutzen haben; Schlüsselressourcen, Menschen und Lieferanten sowie Zielgruppen wirken auf und beeinflussen die Kultur; Auftrag, Schlüsselressourcen, Schädensowie Menschen und Lieferanten wirken auf das notwendige Budget.
• Füllt man den Project Square zu Beginn eines Projekts und dann noch einmal zu einem späteren Zeitpunkt aus, lassen sich daraus auch die Veränderungen ablesen, die sich im Zuge eines Projekts manifestiert haben – genauso wie etwaige Veränderungen, die im Setup zustande kommen und nicht relevant für den Auftrag sind (Menschen und Lieferanten, Schlüsselressourcen etc.)
• Mit dem Project Square lässt sich auch anschaulich darstellen, wie die aktuelle Situation eines Projekts ist, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen, um diesen Zustand zu verändern, und wie der Zielzustand nach der Ausführung der Maßnahmen aussehen soll (Vorher, Maßnahmen, Nachher). Für jede dieser drei Situationen bzw. Ausprägungen wird dann ein eigener Project Square ausgefüllt.
• Durch den Einsatz von unterschiedlichen Farben können unterschiedliche Inhalte erfasstund farblich voneinander getrennt werden – beispielsweise auf unterschiedliche Elemente des Projektauftrags oder Zielgruppen. Wichtig ist es, sich für einen Baustein/Building Block zu entscheiden, der den der farblichen Trennung bildet und dann auf die anderen Bausteine/Building Blocks wirkt bzw. die Farbgebung vorgibt. Daraus können dann Inkonsistenzen (siehe oben Punkt 2) abgeleitet werden.

Das Abstract herunterladen welches die Building Blocks noch weiter erläutert